מנהלי חשבונות (מנה"ח)

 

מאמר למעסיק מנהל/ת חשבונות חדש

 
ארגון בעל מנהלת חשבונות איכותית הינו בעל יכולת גבוהה יותר להגיע להצלחה ממשית. 
עם זאת, הצד החזק של מנהל חברה איכותי הוא לאו דווקא בכספים. כיצד ניתן לגשר על פער ידע זה?

ניהול חשבונות נכון מצריך קבלת החלטות עסקיות נאותות המועילות לעסק ומעודדות אותו להצלחה. הבסיס לקבלת החלטות אלו הוא ידיעה נכונה של המצב הפיננסי בחברה הבנתו ורצוי גם בקרה על הפעולות הבסיסיות שמנהלת החשבונות אמורה לבצע בשוטף לשמירת מידע זה אמין ומעודכן. מנהל טוב ככל שיהיה לא יוכל לקבל החלטות כראוי כאשר בסיס הנתונים שברשותו אינו אמין.אי לכך, חובתו של כל מנהל לדעת להבין את המצב הפיננסי של חברתו בכל עת וכן גם לדעת לבקרו בשוטף. מנהל חברה לרוב הינו אדם בעל תכונות של "מנהל" – יוזם, מארגן, יודע להתוות אסטרטגיה המתאימה למצב, מחלק התפקידים לעבודה יעילה, מקדם השיווק והמכירות וכו'. תכונות אלו לאו דווקא מעידות על הבנה מלאה וניסיון בכספים. אם זאת פעולה יעילה ונכונה של כל חברה מצליחה דורשת קיום מחלקת כספים מסודרת יעילה ואמינה.

מנהלת חשבונות איכותית בארגון, תפקידה להעביר להנהלה הממונה מידע חשבונאי באופן עדכני ושוטף. מידע זה צריך להיות נגיש בכל עת – באופן מיידי! בקרה ראויה של הגורם הממונה על מנהלת חשבונות תוך ניהול מסודר ושיטתי של ספרי הנהלת חשבונות ברמת השגרה היומיומיות, הינם המתכון המושלם לפעילות יעילה ומוצלחת של הנהלת החשבונות בארגון.

עסק בעל מחלקת כספים טובה יכול להפיק בכל רגע נתון דוחות חשבונאיים בסיסיים כדוגמת: עלויות קבועות, עלויות שכר נתוני מלאי וכדו'. ככל שמספר התירוצים, על אי יכולת מחלקת הנהלת החשבונות להפיק דוחות אלו, גדול יותר כך ניתן להסיק שהתנהלותה של מנהלת חשבונות גרועה ולא מקצועית. מנהלת חשבונות איכותית אינה מתפשרת על ביצוע פעולות יומיומיות בסיסיות דוגמת: קבלת דפי הבנק, ביצוע התאמות, דוחות גבייה ועוד. אין משנה העובדה אם הינך בעל עסק קטן, בינוני או גדול – הינך צריך לדרוש ממנהלת החשבונות שלך ביצוע פעילות בסיסיות בשוטף כגון: נתוני מלאי, דוחות רווח והפסד חודשיים, תזרים מזומנים, דוחות גבייה, אובליגו של שלקוח, סך המכירות לאותו לקוח ועוד ועוד.

אי קבלת נתונים אלו בכל זמן נתון, "מדליק נורה" כי התנהלותה של מחלקת הכספים גרועה. נושא זה צריך להטריד את מנהל החברה ועליו לטפל בו בסדר עדיפות עליון. יתרה מכך, ישנה סברה האומרת כי התנהלות גרועה של מחלקת הכספים מעידה על כישלונן הניהולי של שאר המחלקות בחברה כגון: ייצור, משאבי אנוש, מכירות, שיווק, מלאי וכדו'. ניהול נכון של מחלקת הכספים מתחיל בסדר ודיוק מופתי ללא פשרות.

כאמור, רצונו של כל מנהל בחברה הוא שהעסק שלו ישגשג ויצליח. אולם, מנהל – במיוחד מנהל ללא רקע בכספים – אינו תמיד מודע לתרומתה האקוטית של מנהלת החשבונות, אפילו הזוטרה בארגון, להשגת מטרה עליונה זו. יועצים פיננסים רבים יעידו על העובדה כי: "ארגון בעל מחלקת הנהלת חשבונות גרועה הינו בעל יכולת נמוכה יותר להגיע להצלחה ממשית". כאשר הארגון בעל היקף מחזור גדול יחסית ולבעל העסק אין סמנכ"ל כספים ו/או רואה חשבון פנימי המבקר את מנהלי החשבונות בחברה חשוב שלבעל העסק יהיה הידע בכספים כדי לשמור ולבקר תמידית על הארגון מבפנים. בארגון קטן בו קיימת מנהלת חשבונות עצמאית ויחידה חשוב מאוד שמנהלת זו תהיה מקצועית מאוד ואיכותית גם מבחינה אישיותית.

בארגון קטן כאשר לבעל העסק אין הידע בכספים ומנהלת החשבונות שלו "אינה טובה" דיו, התמונה של המצב הפיננסי בארגון הופכת לפחות משקפת המציאות ככל הזמן עובר. אי לכך, מומלץ מאוד בארגונים שבהם ישנה מנהלת חשבונות יחידה בארגון להיעזר בחברה המומחית להשמה לתפקידי כספים על מנת לאפשר קבלת החלטות נכונה בגיוס של מנהלת חשבונות לארגון. חברת השמה, דוגמת הון אנוש המעניקה שירותי השמה ובנוסף אבחון מקצועי ואישיותי ומקצועי בהנה"ח למועמדת הנבחרת הינה בחירה מומלצת עבור בעל עסק המעוניין להיות שקט ובטוח כי הנהלת החשבונות שלו בארגון אמינה ומתנהלת כראוי.

בתקופה של מיתון במשק כאשר מנהל העסק ללא רקע בכספים ומחלקת הכספים אינה מתפקדת כראוי הבעיה הופכת להיות חמורה אף יותר. זאת מכיוון שקשה לאתר "בעיות" בהסתכלות רק על השורה התחתונה בדוחות או בדיקה האם התזרים ומאזן תקינים או האם ישנו רווח לפעילות החברה. כאשר הנהלת החשבונות מתנהלת לא כשורה רווח זה עשוי להיות שקרי וישפיע על קבלת החלטות לא נכונה של בעל העסק. מנהל עסק מסוג זה שהיה סמוך ובטוח כי העסק שלו מתפקד כראוי, מוצא עצמו בתחילתו של מיתון במשק בתזרים בעייתי ובהפסדים גבוהים עד כדי פשיטת רגל. מה עושים כדי להימנע ממצב זה?

מנהל חברה חייב תמיד להיות עם עין פקוחה על מחלקת הכספים. קל וחומר כאשר בחברה אין מנהל כספים האחראי על מנהלי החשבונות צריכה להיות בקרה מתמדת על עבודתם. יש צורך לקיים פגישה שבועית ואף יותר עם מנהלי החשבונות. מומלץ למנהל החברה להיעזר ביועץ עסקי ו/או רואה חשבון חיצוני כדי לוודא שאכן מחלקת הכספים פועלת כראוי, ושאכן הוא נשאלות השאלות הנכונות בישיבות השבועיות. שאלות על תזרים נוכחי ועתידי, אובליגו, ביצוע התאמות באופן שוטף הינן הכרחיות לביקורת נכונה ואפקטיבית.

כאשר אין למנהל בחברה ידע כלל בכספים מומלץ לבדוק ראשית האם נדרש הצורך למנהל כספים לביקורת פנימית. באם אין חובה ברואה חשבון מוסמך ניתן להטיל זאת על מנהלת חשבונות מנוסה ואיכותית שבעברה ביצעה גם את הפעולות הפשוטות ביותר בהנהלת חשבונות כדי שתוכל לבקר כראוי את מנהלת החשבונות ואף תדע לבצע פעולותיה בעצמה במידת הצורך. בכל מקרה רצוי להיעזר ברואה חשבון מוסמך בחלוקת התפקידים במחלקת הכספים בארגון. חלוקה נכונה תעודד עבודה יעילה ותשקיף אמת של מצבה הפיננסי של החברה.

בקרה ראויה של מנהלת חשבונות מקצועית - הינה הבסיס לניהול עסק מצליח. עם זאת מנהלים רבים אינם מודעים לחשיבותה של מחלקת הנהלת חשבונות לפעילות הכללית בארגון. כתוצאה מכך ישנה חוסר הערכה אל מנהלת החשבונות לאו דווקא בגלל יחסי אנוש גרועים אלא מפאת חוסר הבנה של המנהל בחשיבותו של גורם זה בארגון. תפקידה העיקרי של מחלקת הנהלת החשבונות להיות התשתית והבסיס לניהול עסקי ואיכותי של העסק מבחינה אסטרטגית. כדי לאפשר קבלת החלטות נכונה הטובה לעסק ותעודד הצלחתו רצוי לגייס את האדם הנכון לניהול ספרי הנהלת החשבונות בחברה שלך. מעסיק- חברות המומחיות להשמת תפקידי הנהלת החשבונות הינן הכתובת להכוונה ותמיכה בקליטתו של מנהל/ת חשבונות לחברה שלך. חברת השמה דוגמת "הון אנוש" הינה אחת מחברות שעיסוקם היא בהשמת תפקידי כספים בלבד. מומחיותה, מקצועיותה וניסיונה העשיר של הון אנוש בהשמת מנהל/ת חשבונות יספקו לך את ההבטחה לקבלת החלטות נכונה בגיוס הבא שלך...

 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
סניף תל אביב -   הארבעה 24,  61200, ת"ד 20038        
טלפונים: 5615676  - 03 , 6242929 - 03     פקס :7256247 - 03
 
 
 
סניף חיפה - סתוונית 8
 טלפון : 077-7824750 
 
 
 
 
 
 
-------------------------------------------------------------------------------------------קישורים-------------------------------------------------------------------------------------------