האם לתת לכל איש כספים לשמור על השמנת?

 

אמינות מנהלי כספים ומנהלי חשבונות

רוני איילון, מנכ"ל הון אנוש להשמת כספים, מסביר מדוע יש לשים לב לעניין האמינות בחברות המעסיקות מנהלי כספים ומנהלי חשבונות. בכתבה זאת, תקבלו סקירה כללית על נקודות התורפה וטיפים למעסיק.

מעילות ועברות צווארון לבן על ידי מנהלי כספים ומנהלי חשבונות

לעתים קרובות ובעיקר בשני העשורים האחרונים, הפכו תפקידים הקשורים בניהול כספי הארגון למרכזיים ביותר והציבו בעלי תפקידים כמו מנהלי כספים וגם מנהלי חשבונות בעמדות אסטרטגיות חיוניות. הבקרה על המשאב החשוב ביותר של הארגון – ההון, מצריכה טיפול בידי אנשי מקצוע אמינים ומנוסים ביותר, ועל כן בנוסף לסטטוס הגבוה בארגון זוכים מקצועות אלו ליוקרה תדמיתית המלווה את התפקיד באופן בלתי נפרד. עם זאת, אנו עדים גם למקרים חריגים בהם בעלי תפקידים אלו מתמסרים ליצרים הנמוכים יותר ומנצלים לרעה את מעמדם, את יוקרתם ואת האמון הרב הנתון בידיהם ומבצעים עברות צווארון לבן חמורות כנגד הארגון בו הם מועסקים.

מעילת מנהלי כספים ומנהלי חשבונות כסכנה ממשית לקיומו של הארגון

אחת העברות הנפוצות ביותר בקרב מנהלי כספים וגם מנהלי חשבונות היא מעילה בכספי הארגון. בפועל מרביתם הגדול של העוסקים במקצועות מנהלי כספים או מנהלי חשבונות הם אנשים ישרים, אולם  מתוקף היותם אחראים על ניהול ובקרת כספי הארגון, לעתים קרובות מנהלים אלו הם בעלי יכולת קבלת החלטות מלאה ומורשי חתימה לתהליכים מורכבים, וחלקם החריג בוחרים לנצל לרעה את תחומי אחריותם למען תועלתם האישית. במרבית המקרים המשמעות לארגון היא סכנה ממשית. מעבר לספיגת גניבת סכומי כסף גדולים ופגיעה כלכלית ישנה גם הפגיעה התדמיתית הקשה – בעיני העובדים, הלקוחות, המתחרים וכמובן הדירקטוריון של החברה ובעלי המניות. ידוע על חברות בהן בוצעו מעילות לא הצליחו להתאושש וקרסו.

 

טיפים למעסיק אנשי כספים

מבדק אמינות
 - צורך הכרחי לאבחן את המועמדים (במכוני אבחון אמינים)בהיבט היושר והאמינות לפני קבלה לעבודה.

בדיקת אשראי בנקאי – ישנה אפשרות לבדוק דוח אשראי בנקאי. בדיקת חובות והוצאה לפועל. במקרים מסוימים עובדה זו עלולה לגרור מעילה מצד המועסק.

הפרדת רשויות - מומלץ להקפיד על הפרדת רשיות, לדוגמא מנהל הכספים או מנהל החשבונות לא יהיה הקניין וגם זה שמאשר הסכמים או על חתימה על צ'קים.

מערכת מחשוב סגורה ללא אקסלים חיצוניים 
–חשוב שמערכות המחשוב בענייני כספים יהיו סגורות והשינויים בהם לא יבוצעו ע"י אנשי כספים ללא פיקוח מיוחד. דומא בנושא אחר, שאינו קשור בכספים, פקח שרשם דו"ח חניה ורק עו"ד מוסמך לבצע לבטלו.

מנהלי כספים ומנהלי חשבונות יצאו לחופשה ארוכה
 - לחייב אנשי כספים לצאת לחופשה של שבוע עד 10 ימים על מנת להגדיל את הסיכוי לאתר עבירות מעילה.

 

כיצד משתלטים על הגורם האנושי בארגון גדול ?

הקלות היחסית שבה היה אפשר לבצע פשעים אלו הביאה לחקיקת חוקים חדשים וליישום תוכניות מרחיקות לכת המגבילות בצורה ניכרת את הסמכויות הניתנות ומחלקת את האחריות ואת הבקרה בין כמה גורמים כאשר בכל בעת ישנו פיקוח מלמעלה על כל מה שמתרחש בזירת ניהול הכספים בארגון. דוגמאות לכך הן מדיניות ה- SOX שפותחה בארה"ב לאחר קריסת ענקית האנרגיה אנרון בשל מעילות ואי סדרים כספיים. מדיניות זו המטילה את האחריות על ניהול הכספים ועל הבקרה על מנהלי הארגון הוכחה כיעילה מאוד, והיא הפכה לחלק מדרישות החוק האמריקני ואומצה במקומות רבים בעולם, בינם גם בישראל בחברות רבות. כל קבלת החלטה בעלת משמעות כספית צריכה לעבור שרשרת ארוכה של חתימות ואישורים על ידי גורמים רבים, מה שפשוטו כמשמעו לא מאפשר למנהלי כספים ולא למנהלי חשבונות ליצור אי סדרים כלשהם מבלי שזה יאותר על ידי מנגנון הבקרה והפיקוח המחמירים.

חשיבותו של הפיקוח

כאמור, יש לזכור כי מרביתם של העוסקים במקצועות מנהלי כספים או מנהלי חשבונות הם אנשים ישרים, אמינים ומקצועיים ואין בשום פנים ואופן לבצע הכללות גורפות רק בשל קומץ סורר. בכדי לוודא שאכן מעסיקים בעלי מקצוע איכותיים, יש לבדוק היטב את המלצות של מנהלי כספים או מנהלי חשבונות פוטנציאליים מחברות קודמות, ולאורך כל העת לא לוותר על פיקוח ובקרה. אחריותו של מנהל החברה ו/או חברת ההשמה, היא לדאוג לביצועו של תהליך זה, בכדי למנוע עבירות מעילה או גניבות. במידת הצורך מומלץ ליישם בארגונים שאינם קטנים  מדיניות בקרת כספים כגון ה- SOX, בכדי להפוך את הבקרה לתהליך מאורגן ויעיל אף יותר.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
סניף תל אביב -   הארבעה 24,  61200, ת"ד 20038        
טלפונים: 5615676  - 03 , 6242929 - 03     פקס :7256247 - 03
 
 
 
סניף חיפה - סתוונית 8
 טלפון : 077-7824750 
 
 
 
 
 
 
-------------------------------------------------------------------------------------------קישורים-------------------------------------------------------------------------------------------